Secretariar os membros da Comissão Executiva, nomeadamente executar tarefas de gestão da agenda, organização e elaboração de documentos e dados, bem como apoiar, sempre que necessário, de forma supletiva, o serviço protocolar e de relações públicas (apoio administrativo e logístico), de entidades convidadas, de acordo com orientações superiores e normas e procedimentos internos, por forma a garantir a execução eficiente e atempada destas actividades, contribuindo para o bom funcionamento da estrutura.

Responsabilidades

• Assegurar o atendimento, filtragem e encaminhamento dos telefonemas dirigidos à Comissão Executiva, anotando e transmitindo mensagens sempre que necessário, a fim de garantir uma resposta eficiente e atempada;

• Proceder ao agendamento, preparação e organização de reuniões de trabalho internas ou externas, envolvendo a Comissão Executiva, através da realização de contactos telefónicos necessários, marcação de salas e disponibilização de todos os aspectos logísticos indispensáveis à realização das reuniões;

• Garantir a redacção das actas de Assembleia Geral e de outras reuniões, bem como divulgar as mesmas e outra informação relevante, junto dos participantes;

• Assegurar a gestão documental e manter actualizados os arquivo e ficheiros, com o intuito de garantir a fiabilidade e actualização da informação, bem como facilitar a sua consulta sempre que necessário;

• Assegurar a execução de todos os processos administrativos inerentes à marcação de viagens de negócios dos membros da Comissão Executiva da Companhia e respectivos acompanhantes;

• Realizar trabalhos de processamento de texto, nomeadamente cartas, faxes, relatórios, comunicações internas e externas, bem como outros textos, conforme orientações recebidas;

• Assegurar resposta às necessidades de economato para a Comissão Executiva, articulando as encomendas de material necessário, com a área de Serviços gerais

Requisitos

Formação Académica:

• Mínima: Curso Profissional de Técnico Administrativo/Secretariado ou Bacharelato em Gestão

• Preferencial: Licenciatura na área das Ciências Sociais

Experiência Profissional:

• Mínima: 2 a 3 anos de experiência profissional em funções similares

• Preferencial: 3 a 4 anos de experiência profissional em funções similares

Conhecimentos/Requisitos Específicos:

• Sector/Áreas: Segurador, Banca ou Serviços

• Outros: Capacidade para lidar com informação confidencial

• Línguas: Inglês

Conhecimentos de Informática/Ferramentas:

• Excel
• Word
• Outlook e Internet